Lewati ke isi

Template Undangan Onboarding HUPH

Template reusable untuk super_admin ketika mengundang tim admission UPH untuk login pertama kali ke dashboard HUPH. Ada 3 varian:

  1. Email formal — untuk invitation resmi ke tim admission
  2. WhatsApp personal — untuk follow-up langsung ke counselor
  3. Re-engagement — untuk staff yang account-nya sudah ada tapi belum pernah login (dormant > 2 minggu)

Konteks penggunaan

Per Apr 24 audit, 5 dari 9 akun admin_users belum pernah login walau dibuat 3-4 minggu lalu. Template ini dirancang untuk close loop tersebut — bukan technical limitation, tapi communication gap yang normal saat onboarding tools baru.

Varian 1: Email formal

Subject: Selamat datang di HUPH — Dashboard admission UPH sudah live

Body:

Text Only
Halo [Nama],

Kamu sudah didaftarkan di HUPH, dashboard admission baru untuk tim
marketing UPH. Link untuk login:

  https://admin.huph.val.id

Langkah login pertama kali:

  1. Buka link di atas di browser (Chrome/Firefox/Safari/Edge)
  2. Klik tombol "Continue with SSO"
  3. Masuk dengan email UPH + password Zitadel kamu
     (email: [email_mereka], password: [akan dikirim terpisah
      via admin kamu, atau cek email aktivasi Zitadel kalau ada])
  4. Kamu akan landed di halaman Dashboard

Role kamu: [role, cluster kalau ada]
Yang bisa kamu lakukan di HUPH:
  • Lihat percakapan WhatsApp calon mahasiswa secara real-time
  • Take Over percakapan yang butuh respons manual
  • Kelola lead pipeline (follow-up, scoring, assignment)
  [tambah/hilangkan bullet sesuai role]

Panduan lengkap (bilingual):
  https://docs.huph.val.id/guide/operators/getting-started

Kalau ada kendala login atau pertanyaan, balas email ini atau
chat saya langsung.

Terima kasih,
[Nama super_admin]

Varian 2: WhatsApp personal

Lebih informal, untuk counselor yang memang komunikasi via WA harian. Kirim langsung, tidak perlu formal.

Text Only
Halo [Nama], HUPH (dashboard admission kita) udah live.

Kamu udah didaftarin. Login-nya:
👉 https://admin.huph.val.id

Klik "Continue with SSO" → login pakai email UPH + password Zitadel.

Habis login, coba cek menu "Agent Inbox" — di situ kamu bisa liat
percakapan WA calon mahasiswa cluster [CLUSTER] kamu + take over
kalau butuh balas manual.

Panduan lengkap ada di https://docs.huph.val.id/guide/operators/getting-started

Kalau ada issue login tag aku ya. 🙏

Varian 3: Re-engagement (dormant account)

Untuk staff yang account-nya ada tapi belum pernah login walau sudah 2+ minggu. Tone-nya gentle, bukan menyalahkan.

Subject: [HUPH] Reminder — akun dashboard kamu menunggu

Body:

Text Only
Halo [Nama],

Aku notice akun HUPH kamu (dibuat [tanggal]) belum pernah
dipakai. Apakah:

  a) Belum sempat coba → link login:
     https://admin.huph.val.id ("Continue with SSO")
  b) Ada kesulitan login → aku bantu langsung, balas pesan ini
  c) Role-nya nggak cocok / tidak butuh akses → kasih tahu aja,
     kami bisa nonaktifkan

Tidak ada masalah kalau pilihan c — kami memetakan siapa yang
aktif supaya bisa fokus ke yang pakai.

Kalau pilihan b, akses biasanya hambat di:
  • Password Zitadel belum di-set (cek inbox untuk email
    aktivasi dari auth.huph.val.id)
  • Browser memblok cookies admin.huph.val.id
  • Mobile Safari: "Prevent Cross-Site Tracking" aktif

Troubleshooting lengkap:
https://docs.huph.val.id/guide/operators/getting-started#troubleshooting

Terima kasih,
[Nama super_admin]

Cara pakai

Untuk 5 staff dormant per Apr 24

Email Role Cluster Saran template
fariz@val.id super_admin — Skip (ini kamu sendiri)
marketing.admin@uph.edu marketing_admin — Varian 3 (login 1x Apr 8, lalu hilang)
marketing.staff@uph.edu marketing_staff — Varian 1
admin.cist@uph.edu marketing_counselor CIST Varian 2 WA
admin.cne@uph.edu marketing_counselor CNE Varian 2 WA
talenta.cass@uph.edu marketing_counselor CASS Varian 2 WA
tama.chs@uph.edu marketing_counselor CHS Varian 3 (login 4x Apr 2-7, lalu hilang)

Erin CBT (erin.cbt@uph.edu) sudah 30 login sampai Apr 17 — tidak perlu re-engagement formal, tapi worth personal check-in untuk tanya apakah tool useful atau ada friction.

Tracking response

Setelah kirim, cek admin_users + audit_log mingguan:

SQL
SELECT
  au.email, au.role,
  (SELECT MAX(created_at) FROM audit_log WHERE admin_user_id = au.id AND action = 'user.login') AS last_login,
  (SELECT COUNT(*) FROM audit_log WHERE admin_user_id = au.id AND created_at > NOW() - interval '14 days') AS actions_14d
FROM admin_users au
WHERE au.is_active = true
ORDER BY last_login DESC NULLS LAST;

Target post-send: minimal 3 dari 5 dormant staff login dalam 7 hari. Kalau < 2, masalah bukan invitation — ada friction lain (training butuh live demo, tool tidak relevan ke role mereka, dll).

Iteration

Kalau response rate rendah:

  1. Live demo 30 menit per-cluster (1 counselor mewakili, record screen, share). Tunjukkan 3 use case yang paling relevan untuk cluster mereka.
  2. Follow-up individual — jangan blast email lagi, personal check-in ke masing-masing staff untuk tahu friction mereka.
  3. Decommission accounts yang benar-benar tidak butuh — jangan biarkan ghost users mengotori Feature Coverage widget.