Lewati ke isi

FAQ Management — Jawaban Cepat via Dify Annotation

Tujuan

Halaman ini menjelaskan cara mengelola FAQ (Frequently Asked Questions) HUPH — pertanyaan yang sering muncul dengan jawaban baku yang sudah di-curate. FAQ memberi jawaban instan (~300 ms) tanpa perlu memanggil LLM, sehingga user mendapat respons jauh lebih cepat untuk pertanyaan umum. Target pembaca: counselor dan marketing staff yang meng-curate konten chatbot.

Prasyarat

  • Login dengan role counselor/marketing/admin
  • Memahami perbedaan antara FAQ (exact-match curated) dan Knowledge Base (semantic search) — dijelaskan di bawah

FAQ vs Knowledge Base

Aspek FAQ Knowledge Base
Matching Exact / fuzzy match pada question Semantic search pakai embedding
Kecepatan ~300 ms (no LLM) ~6 detik (full LLM pipeline)
Siapa meng-edit Counselor/marketing (kurasi manual) Crawler + upload doc
Sumber data Tabel faq_local → sinkron ke Dify Annotation Qdrant vector DB
Tepat untuk Pertanyaan umum & berulang (biaya, jadwal, lokasi) Pertanyaan spesifik yang butuh reasoning

Kalau pertanyaan sering muncul dan jawabannya konsisten — jadikan FAQ. Kalau pertanyaan variatif dan butuh reasoning kontekstual — biarkan KB yang menjawab.

Langkah-langkah

1. Buka FAQ Management

Klik Knowledge base → FAQ di sidebar (URL: /knowledge/faq). Anda akan lihat daftar FAQ yang sudah ada, saat ini sekitar 30 entries.

 ┌──────────────────────────────────────────────┐
 │  FAQ Management                  [+ Add]     │
 │                                              │
 │  [x] Biaya kuliah FK 2026?                   │
 │      Rp ... per semester + formulir ...      │
 │      [edit]  [toggle on/off]  [delete]       │
 │                                              │
 │  [x] Jadwal pendaftaran?                     │
 │      Gelombang 1 Okt–Des, Gel 2 Jan–Mar ...  │
 │      [edit]  [toggle on/off]  [delete]       │
 │                                              │
 │  [ ] Beasiswa prestasi (disabled)            │
 │      ...                                     │
 └──────────────────────────────────────────────┘

Ceklis kiri menandakan status aktif — yang kosong (disabled) tidak akan dipakai oleh Dify Annotation.

2. Tambah FAQ baru dari nol

Klik + Add, isi:

  • Question — pertanyaan baku (contoh: "Berapa biaya kuliah FK?")
  • Alternative questions (opsional) — variasi wording yang bisa match ke jawaban yang sama
  • Answer — jawaban lengkap, bisa pakai markdown sederhana

Klik Save. FAQ langsung tersinkron ke Dify Annotation dalam beberapa detik.

3. Promote FAQ dari correction

Ketika Anda sudah memberikan correction di Inbox (klik 👎 → ketik jawaban), Anda bisa promote correction itu jadi FAQ permanent. Dari correction panel, klik Promote to FAQ — question diambil dari pesan user asli, answer dari correction yang Anda ketik. Review sekali, edit bila perlu, Save.

4. Toggle on/off

Kadang FAQ perlu dinon-aktifkan sementara (misal info biaya lama, atau masa penerimaan sudah tutup). Daripada hapus, klik checkbox toggle off. FAQ tersimpan tapi tidak akan dipakai chatbot. Aktifkan lagi kapan saja.

5. Edit existing FAQ

Klik edit pada FAQ row. Ubah question/answer, Save. Sinkron Dify otomatis.

6. Cek sinkronisasi Dify

Setelah tambah/edit/toggle, sinkronisasi ke Dify biasanya ~2–5 detik. Status sync terlihat di kolom kanan (ikon ✓ hijau = synced, ⚠ kuning = pending, ✗ merah = gagal).

Contoh kasus

User tanya biaya formulir per prodi. Sebelumnya Aria jawab via KB dengan latency ~6 detik. Counselor buat FAQ baru dengan question "biaya formulir" dan answer tabel harga per prodi. Setelah sinkron, setiap user tanya tentang biaya formulir → Dify Annotation jawab langsung dalam ~300 ms.

Toggle off FAQ beasiswa yang expired. Promo beasiswa Gel 1 sudah tutup. Counselor toggle off FAQ "beasiswa Gel 1 2026", buat FAQ baru untuk Gel 2. FAQ lama tetap di database untuk referensi, tapi tidak lagi dipakai chatbot.

Troubleshooting

FAQ tidak match walaupun wording mirip. Gejala: user tanya "berapa harga kuliah FK" tapi Aria jawab via full LLM, bukan pakai FAQ. Penyebab: Dify Annotation matching-nya cukup strict; variasi bahasa bisa tidak ter-match. Solusi: tambahkan Alternative questions di FAQ yang relevan ("harga kuliah", "biaya kuliah", "tuition fee", dst). Edit → Save → coba lagi.

FAQ tidak sinkron ke Dify — status sync ⚠ atau ✗. Gejala: FAQ baru tapi status sync stuck. Penyebab: Dify API down, network issue, atau API key expired. Solusi: coba re-edit + save (force re-sync). Kalau masih gagal, hubungi dev team untuk cek status Dify stack (Dify bisa OOM per April 2026 kalau memory limit tight — sudah di-bump tapi tetap bisa kambuh).

Duplicate FAQ dengan question mirip. Gejala: ada 2 entry untuk "biaya kuliah FK" dengan jawaban berbeda. Penyebab: 2 counselor buat bersamaan tanpa koordinasi. Solusi: review berdua, delete yang salah, pastikan yang benar tersimpan dan toggle on.

Lihat juga